Material Code and Data Cleansing

 Material Code and Description

 การกำหนดรหัสให้กับวัสดุถือเป็นหนึ่งในเรื่องสำคัญของการบริหารจัดการวัสดุให้มีประสิทธิภาพทั้งระบบและถือเป็นหัวใจของการบริหารจัดการคลังวัสดุ การกำหนดรหัสให้กับวัสดุนั้นก็เหมือนกับการกำหนดหมายเลขทะเบียนของรถยนต์ที่เมื่อทราบหมายเลขแล้วก็สามารถหาลายละเอียดอื่นได้ เช่น ยี่ห้อรถ,สี,หมายเลขเครื่องยนต์,ผู้ครอบครองเป็นต้น.

ในการกำหนดรหัสนั้นแบ่งออกเป็น สามแบบ
1.การกำหนดรหัสแบบที่ไม่มีความหมาย คือ กำหนดรหัสต่อไปไปเรื่อยๆหรือแบบสุ่ม ในส่วนของตัวเลขนั้นไม่มีความหมายหรือมีก็เป็นเพียงจำนวนที่อยู่ในคลังวัสดุ เช่น 1001,1002,1003...

การกำหนดรหัสแบบนี้นั้นไม่ยุ่งยาก สามารถกำหนดได้ทันที แต่ในขณะเดียวกันการกำหนดด้วยวิธีแบบนี้ไม่เหมาะสำหรับคลังวัสดุที่มีปริมาณวัสดุมาก.
2.การกำหนดรหัสแบบมีความหมาย คือ การกำหนดให้ตัวเลขทุกตัวมีความหมาย รายละเอียดและวิธีการจะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไป ในการกำหนดรหัสแบบนี้นั้นค่อนข้างยุ่งยากแต่ในขณะเดียวกันก็มีประสิทธิภาพในการบริหารคลังสินค้าเป็นอย่างมาก เหมาะสำหรับคลังสินค้าที่มีจำนวนมาก.
3.การผสมกันระหว่างทั้งสองแบบ เป็นการร่วมเอาขอดีของทั้งสองมาไว้ด้วยกัน วิธีนี้เหมาะกับคลังวัสดุที่มีขนาดใหญ่มากเป็นพิเศษ เช่นโรงงานผลิตที่มีหลายโรงงานแต่ต้องการร่วมคลังวัสดุเป็นคลังเดียวกันเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด.

*หลายบริษัทที่เมื่อเริ่มใช้วิธี การกำหนดรหัสแบบที่ไม่มีความหมาย แต่เมื่อดำเนินการมาเป็นระยะเวลาหนึ่งบริษัทมีการเจริญเติมโตมากขึ้นจำนวนอะใหล่ก็มีบริมาณมากขึ้นและมักจะมีปัญหาเรื่องของความซ้ำกันของรหัสจำนวนมาก คือมีของที่เหมือนกันแต่มีรหัสมากกว่าหนึ่ง ซึ่งจะส่งผลทั้งกับปริมาณมูลค่าคลังสินค้าที่เพิ่มขึ้น การจัดเก็บ การเบิกจ่าย จำนวนจริงของวัสดุไม่ตรงกับระบบ การวิเคราะห์วัสดุคลังสินค้า
ในส่วนของการกำหนดรหัสแบบมีความหมายนั้นความจริงก็มีการซ้ำกันของรหัสเพียงแต่มีจำนวนน้อยกว่ามากเมื่อเทียบเป็นเปอร์เซ็นแล้วเนื่องจากมีข้อกำหนดที่ชัดเชนและสามารถตรวจสอบได้โดยงานส่วนสาเหตุที่ทำให้เกิดการซ้ำกันของหมายเลขนั้นจะกล่าวในภายหลัง.

การกำหนดรหัสแบบมีความหมาย.
การกำหนดรหัสแบบมีความหมายนั้นเจ้าหน้าที่คลังสินค้านั้นสามารถกำหนดขึ้นมาเองได้ จะมีกี่ตำแหน่งก็ได้แล้วแต่ความเหมาะสม โดยให้ตัวอักษรหรือตัวเลขแต่ละตัวนั้นมีความหมายที่ชัดเจนและครอบคุมอะไหล่ทั้งหมดที่อยู่ในปัจจุบันและที่อาจมีขึ้นในอนาคตและจัดทำเป็นมาตฐานของบริษัทนั้นๆ ตัวอย่าง PUMP ด้านล่างเป็นของบริษัท NIKISO

 การกำหนดรหัสนั้นส่วนหนึ่งต้องดูโปแกรม ERP ที่ท่านใช้ด้วยหากเป็น SAP ก็ไม่สามารถกำหนดเป็นตัวอักษรได้ต้องใช้ตัวเลขเพียงอย่างเดียว ในที่นี้ผู้เขียนขอแนะนำ MESC (MATERIAL AND EQUIPMENT STANDARDS AND CODE) เป็นมาตฐานของ SHELL ซึงเป็นที่นิยมใช้ในอุตสาหกรรม OIL and GAS ทั้งในและต่างประเทศนั้น.

MESC (MATERIAL AND EQUIPMENT STANDARDS AND CODE).
MESC ถูกกำนดขึ้นมาเมือปี 1932 ใช้ในกิจการภายในของ SHELL ภายหลังจึงขาย licensed ให้กับบริษัทที่ต้องการซื้อไปใช้ , MESC นั้นจะมีทั้งหมด 10 ตำแหน่ง xx.xx.xx.xxx.x
โดย xx สองตัวแรกนั้นจะเป็น Main Group.
      xx ที่สามและสีนั้นจะเป็น Sub-Group.
      xx ที่ห้าและหกนั้นจะเป็น Sub-Sub-Group.
      xx ที่เจ็ดถึงเก้านั้นจะเป็น จะเป็นรายละเอียดสำหรับการซื้อ.
      x   ที่สิบนั้นจะเป็น จะมีสองเลขหมายด้วยกันคือ 1 และ 9 โดยหมายเลข 1 จะเป็นการนำเข้าจากต่างประเทศ หมายเลข 9 จะเป็นการซื้อจากภายในประเทศ.

 นอกจาก MESC แล้วยังมีรหัสอื่นๆที่ดัดแปลงมาจาก MESC ตัวอย่างด้านล่าง
x.xxx.xxx.xxx
โดย x ตัวแรกนั้นจะเป็น นำเข้า หรือ ซื้อจากภายใน.
      xxx ที่สองถึงสี่นั้นจะเป็น ชนิดของเครื่องจักร รวมถึงรุ่นของเครื่องจักร.
      xxx ที่ห้าและเจ็ดนั้นจะเป็น ระดับของ อะไหล่.
      xxx ที่แปดถึงสิบนั้นจะเป็น ลักษณะทางกายภาพหรือคุณลักษณะพิเศษ ขนาด รูปร่าง รวมถึงรหัสของอะไหล่.


จากตัวอย่างทั้งสองเจ้าหน้าที่คลังสินค้าสามารถนำมาดัดแปลงได้ตามความเหมาะสมกับธุรกิจเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ตัวอย่างด้านล่างเป็น MESC   6 หลัก

Material Description.
ก่อนที่จะเข้าสู่หัวข้อนี้ขอทำความเข้าใจกับผู้อ่านก่อนว่าการกำหนดรายละเอียดให้กํบวัสดุนั้นมุ่งเน้นเพื่อตอบช่วยในการจัดซื้อเป็นหลักเพราะโดยทั่วไปแล้ววัสดุชนิดเดียวอาจมีชื่อด้วยกันสามชื่อคือ
1.ชื่อทางการค้า Tradition Name.
2.ชื่อภาษาอังกฤษ English Name.
3.ชื่อที่ช่างใช้เรียกจนติดปาก Technician Name.
เพราะฉะนั้นการกำหนดชื่อจึงมุงเน้นที่ชื้อทางการค้าเป็นหลัก

การกำหนดชื่อนั้นให้ดูจากตัวอย่างด้านล่าง

 ในการกำหนดชื่อควรให้ชื่อแรกเป็นชื่อหลัก (Main Name) หลังจากนั้นให้ตามด้วยชื่อที่ขยายชื่อหลักและตามด้วยส่วนขยายย่อยลงไปอีก.

ในระบบ SAP และ ERP ทั่วไปนั้นจะมีการจำกัดจำนวนตัวอักษรเพื่อการบริหารข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
 โดยส่วนใหญ่ก็จะเป็น 40 ตัวอักษร ซึ่งอาจมีปัญหากับอะไหล่บางประเภทที่มีความยาวมาก 40 ตัวอักษรนั้นไม่สามารถบรรจุขอมูลอะไหล่นั้นๆได้หมด หนึ่งในเทคนิคที่ใช้กันคือใช้ตัวย่อที่เป็นที่รู้จักกันโดยทั่วไป หรือหากมีความจำเป็นก็จัดทำตัวย่อเพื่อใช้ภายในองค์กร มีขอพึ่งระวังข้อหนึงคือชื่อแรกไม่ควรเป็นชือย่อยกเว้นชื่อย่อนั้นเป็นที่รู้กันโดยทั่วไป.


เพื่อให้เข้าใจยิ่งขึ้นในการกำหนด Material Description.

BALL BEARING SKF 7220G

Descripition Inside Diameter : 100 mm,3.937 in
Outside Diameter : 180 mm,7.0866 in
Radius : 0 mm,0 in
Width : 34 mm,1.3386 in
Model: 7220G
Classes: BALL BEARING
Details:SINGLE ROW, CONRAD,
Other Details:SHIELD AND GROOVE
Brand : SKF

เขียนใหม่เป็น
BEARING,BALL,SKF#7220G.

ชื่อที่เป็นชื่อหลักคือ BEARING ชื่อรองที่เป็นส่วนขยายคือ BALL สวนที่เหลือจะเป็นส่วนขยายย่อยลงมา
ดูอีกหนึงตัวอย่างด้านล่าง

2P 10A MCB, Breaking Capacity 10kA, DIN Rail Mount, Type C Tripping Characteristics

RS Stock No. 132-071

Brand ABB

Mfr. Part No. 2CDS272001R0104 - S202MC10 

เขียนใหม่เป็น
MCB,2P,10A,10KA,Type C,ABB


จากตัวอย่างจะเห็นว่าการทำรายการอะไหล่นั้นผู้จัดทำ ควรมีความรู้ทางวิศวกรรมหรือมีพื้นฐานความรู้ในอะไหล่นั้นๆ จากประสบการณ์ของผู้เขียนนั้นการทำรายการอะใหล่ 40 ตัวอักษรนั้นส่วนใหญ่เพียงพอสำหรับการจัดซื้อ แต่ก็มีอะไหล่บางส่วนที่มีข้อมูลเป็นจำนวนมาก 40 ตัวอักษร โดยเฉพาะอุปกรณ์ตรวจวัด(Instrument Parts) ดังนั้นเพื่อให้ข้อมูลมีความครบถ้วนก็ควรทำ Material Catalog เพิ่มเติมเพื่อเป็นศูนย์กลางข้อมูลอะไหล่ที่ใช้ร่วมกันทั้งสามฝ่าย จัดซื้อ คลังสินค้า ฝ่ายซ่อมบำรุง.

  



ตัวอย่างที่สมบูรณ์ MESC และ Description.

 

Copyright © 2014 All rights reserved.